Dentro do planejamento semanal, tomar boas decisões é algo que está presente a todo momento.
Afinal, estamos dentro de um contexto onde buscamos metas, objetivos, sonhos...
Dentre as tantas coisas que aparecem para realizarmos, é necessário saber exatamente o que é preciso ser feito e mais:
É preciso saber o que precisa ser feito PRIMEIRO, e entender também que algumas coisas nem vamos precisar realizar.
Isso tem tudo a ver com a habilidade de tomar boas decisões.
Principalmente se você é uma pessoa perfeccionista que gosta de coisas muito bem feitas.
Como diz o ditado:
“Não há nada mais inútil do que fazer bem feito aquilo que não era necessário.”
Muitos estão perdendo um tempo precioso por não saberem priorizar dentro do planejamento semanal, por não saberem se organizar melhor...
Ou seja, por não saberem tomar boas decisões.
Importante notar que aqui pretendemos falar com pessoas já bem comprometidas com o seu planejamento semanal.
Com aqueles que já entenderam que não existe um caminho mágico para as coisas.
Ainda, entenderam também que alcançar metas é a soma de alguns fatores diferentes.
E que tomar boas decisões no planejamento semanal é UM desses fatores.
É importante? Sim, muito importante. É a única coisa? Não, existem outras.
Combinado?
Se sim, vamos em frente.
Veja bem... Decisões envolvem opções diferentes.
Dentro desse contexto existe uma coisa que é essencial antes de qualquer decisão.
Se excluir isso do seu processo, vai falhar quase sempre ao decidir.
Falo do seguinte...
Você precisa entender a diferença de importância de cada atividade dentro do seu projeto.
É algo crucial.
Para isso, você precisa primeiro fazer algumas reflexões sobre as suas opções.
Algumas reflexões são bem óbvias e outras, nem tanto.
Começando com a mais óbvia de todas:
Eu realmente preciso fazer essa atividade?
É preciso pensar sobre isso da maneira mais consciente possível.
Lembre-se:
“Não há nada mais inútil do que fazer bem feito aquilo que não era necessário.”
Por diversos motivos, a gente acaba colocando coisas na lista de afazeres que não merecem nossa atenção.
Não tem impacto positivo nem negativo.
Quer dizer, acho que podemos considerar o impacto negativo por fazer perder nosso precioso tempo.
Vamos para a próxima.
Ela é uma questão para quem pode... Se é que me entende... Rsrs.
Vamos a ela:
Eu posso delegar essa atividade para alguém fazer por mim?
Essa é uma questão bem importante, mas é para o grupo de pessoas que tem condições de fazer isso.
Por exemplo, delegar para algum funcionário da sua empresa.
Ou pagar para alguém fazer por você. Talvez o valor que você vai desembolsar seja menor do que o valor do seu tempo sendo investido em coisas mais importantes.
Enfim... Como eu disse, não é para todo mundo. Rsrs.
Isso você faz quando é uma atividade que merece ser feita, mas não é tão importante assim... Não é crucial e nem impede a realização de outras coisas.
Agora vamos para as perguntas mais tradicionais.
Começando com:
Qual a data limite para realizar a atividade?
Um dos parâmetros mais tangíveis para análise da urgência de realização de uma atividade, é o prazo dela.
Quanto menos tempo para realizar a atividade, mais urgente ela é.
Aqui vale um parênteses importante. Se não houver uma data exata, escolha uma.
Não deixe suas atividades no planejamento semanal sem um prazo para entrega.
Sem isso, decidir fica mais difícil porque perde-se a variável “prazo”.
A próxima pergunta para refletir seria:
O que acontece se eu não fizer essa atividade no prazo?
Importante! Cuidado com a resposta aqui.
Porque muitas vezes a resposta para ela vai ser:
“Ah, não vai acontecer nada grave”
Doce engano. Ou amargo? Rsrs... Enfim...
Você tem que levar suas atividades a sério!
Uma vez que você colocou sua atividade no planejamento é porque ela tem impacto.
Quanto menos você procrastinar para cumprir os prazos, mais rápido você chega aos seus objetivos e metas.
Lendo assim, sei que é óbvio, mas poucos levam a sério isso. Sendo assim, esse pequeno alerta se faz importante.
Uma vez que você reflete sobre as consequências de não fazer, o natural agora é:
O que acontece se eu fizer essa atividade?
De novo: é uma pergunta simples, mas que não é fácil de ser (bem) respondida.
Por quê?
Porque ela tem uma resposta muito boa que já vem logo de cara.
A gente pensa:
“Eu vou poder fazer a próxima da fila.”
Sim... Rsrs. Mas precisamos ir além.
Via de regra, a gente pode começar aqui pensando na sensação que vamos ter ao terminar a atividade... Principalmente se for terminada no prazo.
Vale a ressalva:
Se você ainda não pára para prestar atenção nas suas sensações diante dessas circunstâncias, isso vai ser difícil pra você.
A dica aqui então é você prestar atenção em si, no seu sentimento de quando termina uma atividade dentro do prazo.
Se reparar, vai ver que é um sentimento de avanço, de progresso... E isso é super importante.
No momento da reflexão, quanto mais forte você conseguir sentir essa sensação, via de regra, mais importante a atividade é.
Fazendo essas perguntas e refletindo sobre elas, você vai conseguir separar melhor as atividades em grupos diferentes.
Aqui então entra algo especial pelo qual fizemos toda essa preparação.
Falo da Matriz de Eisenhower.
Veja como ela é:
Repare que são 4 quadrantes que você vai usar para separar suas atividades.
Essa é uma ferramenta muito importante para o dia a dia da execução do planejamento semanal:
Algo visual que vai te ajudar a saber exatamente o que precisa ser feito para o seu projeto avançar o máximo possível.
No eixo X dessa matriz, temos os níveis de urgência.
Basicamente, urgente e não urgente.
No eixo Y temos a importância: importante e não importante.
Fazendo o cruzamento disso, temos a matriz de Eisenhower onde o quadrante 1 marca o local onde serão anotadas suas atividades cruciais para o momento.
Veja:
Repare que aqui temos aquilo que é importante, ou seja, tem grande impacto no projeto e também aquilo que é urgente, ou seja, está com o prazo se esgotando.
Se você olha para a matriz e repara que tem algo nesse quadrante, então essa é sua prioridade.
Pois, via de regra, são as atividades de maior impacto no seu projeto.
O segundo quadrante tem algo engraçado.
Vamos a imagem dele. Veja:
Nele a gente coloca o que é importante, mas ainda não se tornou urgente porque temos um prazo considerável para terminar.
Mas apesar dele ser o segundo em importância, é aqui que você deveria concentrar a maior parte do seu tempo.
Pelo seguinte...
Se você tem muitas atividades sendo anotadas no primeiro quadrante (importante e urgente) é porque tem algo errado com o planejamento ou execução.
Ou você está planejando errado ou você está procrastinando a execução. Esses dois casos são bem ruins.
Uma vez que o planejamento está dentro da normalidade, o segundo quadrante (importante e não urgente) deve tomar a maior parte do seu tempo.
É preciso ficar de olho nisso.
Agora vamos para o terceiro quadrante.
Aqui você vai deixar o não importante, mas que é urgente.
Lembra da reflexão sobre delegar? Então, aquilo que você pode delegar, você coloca aqui.
Mas se você não pode delegar e a atividade não é importante e é urgente, você coloca aqui mesmo assim. Rsrs.
Esse aconselhamento de delegar é para marcar bem que esse terceiro quadrante serve para aquilo que não é crucial para o planejamento semanal.
Por último, o quarto quadrante.
Aqui são atividades não urgentes e não importantes.
Ora, se não é urgente e nem importante... Por que fazer?
Você pode deixar anotado aqui para pensar melhor em um próximo momento ou eliminar de vez.
Esses quadrantes vão deixar a execução do seu projeto bem mais simples.
Terminou uma atividade? Você olha para o quadrante e já sabe qual será a próxima.
Você pode fazer o desenho da matriz em um papel qualquer... Ou...
Pode dar uma olhada em nosso planner semanal chamado Planner 12 Semanas.
Ele é um planner semanal, e para cada dia da semana você vai encontrar uma página nova com a matriz para anotar suas atividades.
É um caderno nosso que é bem especial.
Quer saber mais sobre ele?
Acesse essa página aqui e veja mais detalhes.
No mais, é isso.
Espero que você tenha gostado.
Fico por aqui.
Mas esperamos você em uma próxima.
Abraço,
Renan